Die 10 Best Practices in der Rechnungsprüfung

Rolf Bax

Rolf Bax

April 17, 2018 - 13:29

Die 10 Best Practices in der Rechnungsprüfung

Frachtrechnungsprüfung & Zahlung gewinnt zunehmend an Bedeutung im globalen Transportwesen. Darüber hinaus haben wir festgestellt, das die Ziele der Rechnungsprüfung immer mehr auf strategischer Ebene wieder zu finden sind. Immer mehr Unternehmen suchen nach schnellen Kosteneinsparungen und nutzen dazu die profitablen Möglichkeiten zur Logistikverbesserung und Transparenz.

Frachtprüfung bietet Ihnen viele Möglichkeiten. Es handelt sich jedoch um einen missverständlichen Begriff, da der Name seiner Bedeutung nicht gerecht wird und nicht wiedergibt, was eigentlich geleistet wird. Fracht-Audit ist in seiner grundlegenden Form die Überprüfung und Validierung der Rechnungen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Beträge an Ihre Spediteure zahlen. Die Anwendung dieses Prinzips auf strategischer Weise bedeutet jedoch, dass Sie über korrekte und unbestrittene Daten verfügen, die vielen Zwecken dienen, die Ihnen Einsparungen, Wertschöpfung und Effizienz in allen Prozessen rund um die Logistik bringen.

In diesem Blog, teilen wir mit Ihnen die 10 besten Fracht-Audit-Praktiken für Transport-und Finanz-Profis von 2016.

  • Kein Papier mehr, Automatisierung!
    Wenn Sie die Möglichkeit haben, Veränderungen in Ihrem Unternehmen zu bewirken und Ihre Spediteure den Weg papierloser Rechnungen mitgehen, erreichen Sie einen effizienteren, schnelleren und somit preiswerteren Prozess. Diese Änderung wird die Frachtprüfung erleichtern. Es gibt nur in einzelnen Ländern die Notwendigkeit, Rechnungen in einem Papierformat vorzuweisen, in den meisten Ländern sollte es Ihnen möglich sein, papierlose Verfahren einzuführen.
  • Kein PO Prozess
    Unflexible Prozesse können selten auf Frachtrechnungen angewendet werden, da häufig Datenmängel und unvorhersehbare Kosten auftreten. Oft liegt der Fokus alleine auf dem Purchase Order und es gibt kein Verfahren um Zusatzkosten zu verarbeiten, was die Ursache für zeitaufwändige Klärungen ist. Ein PO zeigt oft nur die geschätzten Kosten an, welche von den tatsächlichen Kosten abweichen können. Mit herkömmlichen Systemen sind diese Kosten oft nur sehr schwer zu berechnen. Ein ganzheitlichen Ansatz für alle Kostenbestandteile vereinfacht die Prüfung, alle Kosten können dann angemessen erfasst und verarbeitet werden.
  • Zeigen Sie Flexibilität gegenüber ihren Spediteuren
    Sofern Spediteure zu sehr aus ihrer Komfortzone in Bezug auf Datenformat-Anfragen, spezifischer Prozesse, Schnittstellen etc. herausgedrängt werden, kann es die Prozesse sehr verlangsamen und ein Anbindung verzögern. Ein guter Fracht-Audit-Anbieter ist flexibel gegenüber den Spediteuren und in der Lage, sich an sie anzupassen, um die rechtzeitige Datenerfassung sicherzustellen.
  • Top-Down-Ansatz
    Der beste Ansatz in diesem Vorgang der Unternehmensveränderung ist, sicherzustellen, dass die Geschäftsführung selber Meilensteine im zeitlichen Ablauf gesetzt hat.
  • Denken und handeln Sie strategisch
    Der Einflussbereich des Fracht-Audit reicht oft weiter, als vermutet. Die Transportvorgänge können Einfluss auf den Verkaufsbereich und das Rechnungswesen nehmen und beschränken sich meist nicht nur auf die Logistikabteilungen. Weiterhin werden meist mehr Bereiche in die Logistik involviert als angenommen. Vorausschauend ist die Implementierung der Frachtrechnungsprüfung eine Schlüsselfunktion für einen erfolgreichen Betrieb mit entsprechenden Einsparungen.
  • Standardisieren Sie Ihre Frachttarife
    Während der Implementierung des Fracht-Audits wird intensiv daran gearbeitet, dass die Tarifraten korrekt und funktionstüchtig in das System eingepflegt werden. Ein guter Rechnungsprüfer wird Sie aktiv unterstützen, um die Tarifraten zu vereinfachen und Ihnen helfen, die Zusatzkosten zu begrenzen. Dies wird zu weiteren Kosteneinsparungen führen und den Prozess für jeden effizienter machen.
  • Automatisieren Sie die Kostenzuordnung
    Mit einer fortschrittlichen Fracht-Audit-Plattform werden alle Frachtkosten automatisch auf der Grundlage ihrer Kostenstellen- und Kontierungsmatrix zugeteilt und mit einem Buchungsdatensatz in Ihrer Buchungssysteme implementiert. Dies reduziert erheblich den Arbeitsaufwand in Ihrer AP- oder Finanzabteilung.
  • Wir raten von der Nutzung von Scandienstleistern ab
    Scandienstleister sind meist ein überflüssiger Zwischenschritt, da der Spediteur die Rechnungen direkt an den Prüfdienstleister senden kann, was sich als effizienter und kostengünstiger erweist
  • Wie raten von der Nutzung allgemeiner elektronischer Rechnungsplattformen ab
    Diese Plattformen können zwar einige Rechnungen verarbeiten, aber der Nachteil liegt häufig im Detail, da nur begrenzte Informationen genutzt werden, was sich negativ auf die Rechnungsprüfung auswirkt. Es bedeutet, dass in einem solchen Verfahren immer ein zusätzlicher Prozess stattfinden muss, damit die erforderlichen Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Aus diesem Grund sollten diese Verfahren vermieden werden.
  • Auf die volle Logistik-Transparenz hinarbeiten
    Verschaffen Sie sich einen Überblick über das Fracht-Audit und genießen Sie volle Transparenz, welche zu einer hervorragenden Berichterstattung führen wird, wie zum Beispiel Kosteneinsparungen, Sendungsprofilberichte, ein umfassendes Verständnis ihrer Zusatzkosten, Verwendung von Einzelbeauftragungen und vieles mehr. Diese Transparenz unterstützt Sie dabei, Ihre betriebliche Organisation weiter zu verbessern.

Über ControlPay Fracht Audit & Payment

Seit über 15 Jahren ist ControlPay ein führendes globales und EMEA Fracht-Audit-Unternehmen mit Hauptsitz in Breda, Niederlande. Für weitere Informationen über unsere Fracht-Audit-Dienstleistungen, Datenverarbeitung oder zusätzliche Serviceangebote, können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen via info@controlpay.com.