Die zehn Best Practices beim Freight Audit

Rolf Bax

Rolf Bax

April 17, 2018 - 13:29

Die zehn Best Practices beim Freight Audit

Die zehn Best Practices beim Freight Audit

Freight Audit & Zahlung gewinnt zunehmend an Bedeutung im globalen Transportwesen. Darüber hinaus haben wir festgestellt, dass der Freight Audit-Ansatz immer strategischer wird. Immer mehr Unternehmen schauen über die schnellen Kosteneinsparungen hinaus und nutzen dazu das Freight Auditing als profitables Tool zur Logistikoptimierung und Transparenz.

Freight Audit hat eine Menge zu bieten. Freight Audit ist jedoch ein missverständlicher Begriff, da der Name seiner Bedeutung nicht gerecht wird und nicht wiedergibt, was eigentlich geleistet wird. Freight Audit ist in seiner grundlegenden Form die Überprüfung und Validierung von Rechnungen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Beträge an Ihre Carrier zahlen. Die Anwendung dieses Prinzips auf strategische Weise bedeutet jedoch, dass Sie über korrekte und unwiderlegbare Daten verfügen, die vielen Zwecken dienen, die Ihnen Einsparungen, Wertschöpfung und Effizienz in allen Prozessen rund um die Logistik bringen.

In diesem Blog teilen wir die zehn besten Freight Audit-Praktiken für Transport- und Finanz-Profis mit Ihnen.

  • Kein Papier mehr, stattdessen Automatisierung!
    Wenn Sie die Möglichkeit haben, Veränderungen in Ihrem Unternehmen durchzusetzen und Ihre Carrier dafür sorgen, dass alle den Weg papierloser Rechnungen mitgehen, wird dieser Prozess effizienter und schneller und somit preiswerter. Genau diese Veränderung sollte ein Freight Auditor erleichtern. Nur in einzelnen Ländern ist die Notwendigkeit gegeben, Rechnungen im Papierformat vorzuweisen. In den meisten Ländern sollte es Ihnen möglich sein, papierlose Verfahren einzuführen.
  • Kein Bestellungsprozess
    Starre one-to-one Prozesse funktionieren bei Frachtrechnungen meist nicht, da es Datendivergenzen und unvorhergesehene Kosten geben kann. Oft liegt der Fokus so stark auf der Bestellung, dass es kein Verfahren zur späteren Verarbeitung von Zusatzkosten gibt, deren Klärungen äußerst zeitaufwändig ist. Eine Bestellung PO gibt oft nur die geschätzten Kosten wieder, welche von den letztendlichen Kosten abweichen können. Mit herkömmlichen Systemen sind diese Kosten oft nur sehr schwer zu berechnen. Ein ganzheitlicher Ansatz für alle Kostenbestandteile vereinfacht das Freight Audit, denn alle Kosten können dann angemessen erfasst und verarbeitet werden.
  • Zeigen Sie Ihren Carriern gegenüber Flexibilität
    Wenn Carrier zu sehr aus ihrer Komfortzone in Bezug auf Datenformat-Wünsche, spezifische Prozesse, Schnittstellen usw. herausgedrängt werden, kann das die Prozesse deutlich verlangsamen und verzögern. Ein guter Freight Audit-Anbieter ist den Carriern gegenüber flexibel und in der Lage, sich an sie anzupassen, um die rechtzeitige Datenintegration zu gewährleisten.
  • Top-down-Ansatz
    Der beste Ansatz bei der Umsetzung von Veränderungen im Unternehmen liegt in der Gewährleistung, dass sich das Management selbst den für dieses Projekt geltenden Meilensteinen verpflichtet hat, die für den Rest des Unternehmens gelten sollen. Auf diese Weise wird das Unternehmen sich an die gesteckten Ziele halten müssen.
  • Denken und handeln Sie strategisch
    Der Einflussbereich des Freight Audit reicht wesentlich weiter, als man vermuten würde. Die Transportvorgänge können Einfluss auf den Verkaufsbereich und das Rechnungswesen nehmen und beschränken sich meist nicht nur auf die Logistikabteilungen. Weiterhin werden meist mehr Bereiche in der Logistik davon berührt als gedacht. Eine ganzheitliche und umfassende Betrachtungsweise der Implementierung einer Freight Audit- und Zahlungsstruktur ist der Schlüssel zum späteren Erfolg und zu den Einsparungen, die Sie erzielen werden.
  • Standardisieren Sie Ihre Frachttarife
    Während der Freight Audit-Implementierung wird intensiv daran gearbeitet, dass die Frachttarife klar und korrekt im System konfiguriert werden. Ein guter Freight Auditor wird Sie aktiv dabei unterstützen, die Frachttarife zu vereinfachen und die Zusatzkosten einzuschränken. Er wird Ihnen dabei helfen, andere Kostenmechanismen zu harmonisieren. Dies ist nicht eine einmalige Übung, sondern ein stetiger Prozess, der weitere Vorteile bringen und den Prozess für jeden Beteiligten effizienter machen wird.
  • Automatisieren Sie die Kostenzuordnung
    Anhand einer modernen Freight Audit-Plattform werden alle Frachtkosten automatisch auf der Grundlage Ihrer Kostenstellen- und Kontierungsmatrix zugeordnet und über eine Schnittstelle mit einem Buchungsdatensatz an Ihre Buchungssysteme geschickt. Dies reduziert den Arbeitsaufwand in Ihrer Kreditorenbuchhaltung oder Finanzabteilung erheblich
  • Wir raten von der Nutzung von Scan-Dienstleistern ab
    Scan-Dienstleister sind ein überflüssiger Zwischenschritt, da sie den Prozess zeitaufwändiger machen, denn der Carrier kann die Rechnung oder die elektronischen Rechnungsdaten direkt an den Frachtzahlungsdienstleister senden, was effizienter und kostengünstiger ist.
  • Wie raten von der Nutzung allgemeiner elektronischer Rechnungsplattformen ab.
    Diese Plattformen können zwar viele Rechnungen verarbeiten, doch der Nachteil liegt häufig im Detail, da sie nur begrenzte Informationen erfassen können, was sich negativ auf das Freight Audit auswirkt. Das bedeutet, dass in einem solchen Verfahren immer ein zusätzlicher Prozess stattfinden muss, damit die erforderlichen Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Aus diesem Grund sollten diese Verfahren besser vermieden werden.
  • Arbeiten Sie auf die volle Logistik-Transparenz hin
    Verschaffen Sie sich einen Überblick über das Freight Audit und genießen Sie die volle Transparenz, die zu einer besseren Berichterstattung führen wird, wie zum Beispiel im Hinblick auf Servicekosten, Versandprofilberichte, ein umfassendes Verständnis Ihrer Zusatzkosten, den Einsatz von Spot-Transporten und vieles mehr. Diese Transparenz wird Sie dabei unterstützen, Ihre betriebliche Organisation weiter zu verbessern.

Über ControlPay Freight Audit & Zahlung

Seit über 17 Jahren ist ControlPay ein führendes weltweit und im EMEA-Raum tätiges Freight Audit-Unternehmen mit Hauptsitz in Breda, Niederlande. Wenn Sie mehr über unsere Freight Audit-Dienstleistungen, Datenverarbeitungskapazitäten oder zusätzliche Service-Angebote erfahren möchten, können Sie gern Kontakt zu uns aufnehmen – und zwar über info@controlpay.com.

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