FMCG Freight Audit Fallbeispiele

Pieter Kinds

Pieter Kinds

Januar 1, 1970 - 00:00

Die Geschäftsprozesse eines weltweit führenden, fast moving consumer goods (FMCG)-Unternehmens, welches ControlPay's voll ausgelagerte und webbasierte Fracht-Audit-Lösung verwendet, um Frachtkosten und Sichtbarkeit zu optimieren.

Kundendetails

Unternehmen: Global Fast Moving Consumer Goods (FMCG)
Umfang: EMEA, NA
Unternehmensbereiche: 3
Einheiten: 15 plants, 8 rdc's
Teilhabende Servicebereiche: 3
Sendungsvolumen: 5.1M Mio jährlich
Aufwand: 200 Mio Eur: Straße-, See-, Luft-, Paketspediteure:
Spediteuren: >100

Fracht Audit Ziele

Lieferantenauswahl

Basierend auf einem RFP-Prozess wurde ControlPay als Global Freight Audit Service Provider ausgewählt. ControlPay erzielte hohe Zustimmung durch die Fähigkeit, den Kunden in allen Ländern bedienen zu können, die Fähigkeit und Flexibilität in der Zusammenarbeit mit den Kunden und Spediteuren und dem gesamten technologiegesteuerten Ansatz.

Fracht-Audit Set up

- Schnittstellen zu Sendungsdaten mit 6 verschiedenen ERP-Systemen (3 SAP, 2 JDE, 1 legacy system)
- Spediteur-Anbindungen basierend auf Prozessen je Spediteur
- Spediteur-Rechnungs Schnittstellen mit 40 Spediteuren
- Stammdaten- und Tarifimplementierung
- Rückprüfung aller Rechnungen eines Vierteljahres
- Kundenschulungen
- Geschäftsanalyse einschließlich Kosten für die Berichterstellung

Funktionen der Frachtrechnungsprüfung

Kombination verschiedener Fracht-Audit-Prozesse, zugeschnitten auf Datenverfügbarkeit und regionales Spediteursvolumen. 3-Wege-Abgleich für ausgehende Sendungen.

Ergebnisse ControlPay Fracht-Audit-Funktionen

Die Tarifanalyse deckte mehrere unvollständige und unklare Teile vieler Verträge auf, welche während der Implementierung geklärt wurden. Rechnungs-Rückprüfung offenbarte Overbilling-Ergebnisse mit unterschiedlichen Prozentsätzen je Spediteur (zwischen 0% und 11,3%). Insgesamt hat das Overbilling 3,6% betragen.


Nach der Implementierung wurde das Overbilling auf 2,5% reduziert.. Da ein erheblicher Teil des Umfangs auf einer Pre-Invoice-/Gutschrift-Basis verarbeitet wird, wird ein Overbilling vermieden.. Ein effektives Zusatzkostenmanagement hat zur Abweisung von Gebühren geführt, zu denen keine Bestätigung vorhanden war. Das Reporting zeigt zusätzliche Kosten je Standort, je Spediteur und je Kundenverantwortlichem auf. Weitere Analyse der damit zusammenhängenden Berichte hat bereits zu einer Aktualisierung von Frachttarifen geführt, die früher als Einzelvereinbarungen verarbeitet wurden. Daneben wurden bestimmte zusätzliche Kosten in die automatische Berechnung aufgenommen, basierend auf implementierten Logiken, wodurch die Anzahl der Kostenfreigaben reduziert wurden.


Automatische Kontierungslogik ergänzt 94% der Transaktionen bei der erstmaligen Verarbeitung zu Beginn des Projektes, was nach 4 Monaten Verarbeitung auf 97% erhöht wurde. Fehlende Kontenkodierung wird auf Anfrage von Rechnungsprüfern durch einen anwendungsbasierten Workflow abgeschlossen, so dass fehlende Kontierungen zurückgemeldet werden. Kontierte Rechnungsdaten werden über Nacht verarbeitet und das Ergebnis wird als Buchungsdatensatz übermittelt. Die Zahlungsdaten werden an ControlPay zurückgemeldet, sodass ControlPay Zahlungshinweise an die Spediteure ausgeben kann; weiterhin ist der Zahlungsstatus im System sichtbar. Ein pünktlicher Zahlungseingang ist bis auf 99,2% gestiegen. Das Geschäftsanalyse-Produkt von ControlPay enthält Rechnungs- und Versandtransaktionen aus allen ERP-Systemen, sowie zusätzliche Transaktionen, welche in der Vergangenheit nicht erfasst wurden. Jeder Standort und jede Geschäftseinheit haben nun einen Überblick über die Transportkosten je Spediteur, einschließlich aller zugehörigen Versanddetails. Diese Daten haben sich seit dem Ausschreibungsbeginn, als unbezahlbar erwiesen. Über eine solide Basislinie für Ausschreibungen hinaus, ist es nun auch möglich, Rückmeldungen zu Ausschreibungs zu verarbeiten und die Kostenauswirkungen einzelner Angebote zu berechnen.


Nach 6 Monaten Verarbeitung hat eine Wirtschaftskommission des Kunden die Räumlichkeiten von ControlPay besucht, um ein umfassendes Audit durchzuführen. Aufgrund der regelmäßigen Prüfung auf Basis von ISAE3402 und SAS70 hat die externe Revision keine Mängel beanstandet. Die zu Beginn des Projekts aufgestellten Investitionsziele wurden erreicht und übertroffen. Die Overbilling-Ziele wurden erreicht. Weiterhin hat die datenbasierte Rechnungsbuchung und die deutliche Reduzierung von Spediteursanfragen aufgrund der bereitgestellten Zahlungsinformationen Personalressourcen in der Buchführungsabteilung freigegeben. Dank des Konsolidierungsprozesses sank die Anzahl der Rechnungen an den Kunden deutlich, um 40% auf 112.000. Dies führte zu einem Low-touch-Ansatz sowohl für die Logistikabteilung als auch das Rechnungswesen.

Hinter diesen ersten Erfolgen, gilt die wesentliche Verbesserung der Sichtbarkeit und Transparenz der Kostenzuordnung..