Zehn Fakten über Frachtrechnungen, die jeder kennen sollte

Rolf Bax

Rolf Bax

April 17, 2017 - 15:28

Update: 26.8.2020

Heute setzen wir unsere Serie zur Begleichung der Frachtrechnungen fort. Trotz der Tatsache, dass Freight Audit & Zahlung kaum als erster interessanter Punkt auf der Tagesordnung der Lieferkette auftauchen wird, konzentrieren sich immer mehr Unternehmen immer stärker auf die Frachtzahlung im Hinblick auf die Transportdaten und die Reduzierung der Frachtausgaben. In diesem Blog stellen wir eine Infografik dar, damit wir zehn wichtige Fakten zu Frachtrechnungen besser unter die Lupe nehmen können.

INFOGRAPHIC: Fracht-Zahlung - Zehn Fakten über Frachtrechnungen, die Ihre Frachtausgaben beeinflussen

Klicken Sie auf das Bild, wenn Sie die Infografik sehen möchten

Zehn Fakten über Frachtrechnungen, die jeder kennen sollte

Drei Best Practices im Bereich Freight Audit, die für Logistik- und Finanzfachleute Gold wert sind

Wie die Infografik deutlich zeigt, zahlt sich das strukturierte Auditing von Frachtrechnungen aus. Zum Auftakt beginnen wir mit der Definition einer Frachtrechnung. Nach Merriam-Webster (amerikanisches Nachschlagwerk): eine Rechnung, die von einem Carrier einem Frachtempfänger übermittelt wurde und die eine identifizierende Beschreibung der Fracht, den Namen des Verladers, den Ausgangspunkt des Transports, dessen Gewicht und die Höhe der Kosten enthält.

Logistikmanager, Mitarbeiter und Business-Controller gehören zu den Personen in einer Organisation, die regelmäßig mit Frachtrechnungen konfrontiert werden. Und sie wissen nur zu gut, dass eine Frachtrechnung ganz ohne Probleme ablaufen, aber auch Kopfschmerzen verursachen kann! Manchmal laufen alle Zahlungen reibungslos ab, an anderen Tagen ist es eher wie ein Gewitter an Reklamationen; unbekannte Zusatzkosten und Rechnungen, die aus irgendeinem Grund einfach nicht übereinstimmen. Und wie machen wir aus jedem Tag einen sonnigen Tag?

Probieren wir es mal mit dem berühmten Zitat von „El Salvador" Johan Cruijff: In jedem Nachteil steckt ein Vorteil! Nach diesen weisen Worten möchten wir Ihnen drei, sich darauf beziehende Punkte näherbringen und Ihnen einen Einblick vermitteln, wie Sie aus Ihren Rechnungen eine helfende Hand anstelle eines Abrechnungschaos machen können.

1. Auslagerung von Freight Audit & Zahlung

Freight Audit-Dienstleister helfen immer häufiger Unternehmen dabei, die Frachtausgaben zu senken. Unabhängig davon, ob es sich dabei um Einzelhändler, E-Commerce-Unternehmen oder Hersteller in der Gesundheits- und Pharmabranche handelt, für alle Logistik-Abteilungen ist es zwingend erforderlich, die Transportausgaben zu beschneiden. Dabei spielen Frachtrechnungen eine wichtige Rolle, vor allem, weil internationale Komplexitäten in der Logistik dazu führen, dass der Einsatz eines Frachtprüfers immer notwendiger wird. Dies ist auf mangelnde Transparenz, die Notwendigkeit von Kontrolle, Kosteneinsparungen und die Notwendigkeit, Carrier rechtzeitig zu bezahlen, zurückzuführen. Laut Inbound-Logistik können die Frachtkosten 10 % der Ausgaben eines Unternehmens ausmachen.

Infolge steigender Frachtkosten sind viele Unternehmen zunehmend proaktiv auf das Fracht-Rechnungsmanagement ausgerichtet und nutzen dabei die Dienste von Fracht-Prüfung- Anbietern. Oft liegt einer der Gründe für den Beginn der Auslagerung des Freight Audit in der Tatsache, dass für viele Unternehmen die Auslagerung die wirtschaftlichste Art und Weise sein kann, Frachtrechnungen zu verarbeiten. Sie haben auch festgestellt, dass die internen Kosten zur Überprüfung, Verarbeitung und letztendlich Bezahlung einer Frachtrechnung bei rund $ 11 liegen und dass die Kosten für die Auslagerung nur etwa 5 bis 10 % der internen Kosten ausmachen.

Freight Audit: Heutzutage gegenüber traditionellem Verfahren

Traditionally

- Verarbeitung der Frachtrechnung (erst die Rechnung dann das Audit)
- Rückforderung der Überberechnung
- Kostenzuordnung und Kontierung

Heute - moderne Freight Audit-Lösungen

- Eliminierung von falschem Billing
- Kostenzuordnung und Kontierung
- Dem Verlader die Verantwortung der administrativen Verfahren übertragen
- Schaffung einheitlicher und effizienter Prozesse
- Transparenz (Kosten, Transporte, Verträge und Prozesse)
- Daten-Zentralisierung und -Standardisierung
- Papier-Reduzierung
- Eine einzige Datenquelle für verschiedene Abteilungen (Beschaffung, Rechnungswesen, Betrieb)

Auslagerung von Freight Audit und Zahlungsprozess

Der Freight Audit-Prozess beginnt, wenn ein Logistikunternehmen eines Drittanbieters die Frachtrechnungen vom Kunden direkt von Carriern erhält. Nach Erhalt der Rechnungen werden diese auf die Freight Audit-Plattform übertragen; dabei wird ein sichtbarer Rechnungsweg erstellt. Nach Abschluss dieses Prozesses werden alle Rechnungen der Logistikdienstleister (Carrier) auf Richtigkeit, Doppelberechnung, Zusatzkosten und angewandte Frachttarife hin überprüft. Der Prozess endet mit der richtigen Kontierung, und damit sind die Frachtrechnungen zur Zahlung bereit.

Ein Frachtzahlungsservice besteht jedoch in der Regel aus mehreren kombinierten Dienstleistungen, wie beispielsweise Freight Audit-Dienstleistungen, Frachtzahlung, Datenerfassung für Logistik und Frachtdatenanalyse. Freight Audit-Anbieter sind mit den Kunden über elektronischen Datenaustausch (EDI), Transport-Management-Systeme und Papier-Frachtrechnungen verbunden. Es ist üblich, dass solche Unternehmen zusätzliche Tools, zum Beispiel für Versandbuchung, Frachtausschreibungen, Transportkostenabrechnung und automatische Rechnungserstellung, bereitstellen.

Frachtzahlung: der Mehrwert von Outsourcing

  • Senkung der Frachtkosten um 3 bis 5 %
  • Senkung des Zeitaufwandes für Tarif-Aktualisierungen, Verarbeitung von außergewöhnlichen
  • Vorgängen, KPI-gesteuerte Prozesse mit voller Transparenz
  • Senkung der Rechnungsanzahl
  • Rationalisierung der Carrier-Basis
  • Rechtzeitige Zahlung für Carrier
  • Automatische Kostenzuordnung
  • Konsolidierte Berichterstattung
  • Zertifizierte Dienstleistungen

 

2. Konsolidierung der Frachtrechnung

Unabhängig vom Versandprofil oder der Versandart ist die Konsolidierung der Frachtrechnungen zur Gewährleistung korrekter Abläufe in Ihrem Unternehmen unerlässlich. Die Konsolidierung Ihrer Frachtrechnungen ist eine effiziente Antwort auf herkömmliche (Papier-)Rechnungen, die Ihr Buchhaltungsteam jede Woche erhält. Erfahren Sie mehr über die Konsolidierung der Frachtrechnungen und wie die Bereiche Logistik und Rechnungswesen Zeit bei der Rechnungsbearbeitung einsparen können.

3. Frachtzahlungsdaten sind Ihr Freifahrschein für die Frachtausgaben-Analyse

Die aus Frachtrechnungen, begleitenden Transportdatensätzen sowie weiteren Datensätzen extrahierten Daten sind eine leistungsstarke Quelle im Hinblick auf die Transparenz der Frachtausgaben Ihres Unternehmens. Für Transport- und Logistikmanager werden diese Daten zur Grundlage strategischer Entscheidungen, (Carrier-) Benchmarking, Ausschreibungsunterstützung und Einsparung bei den Logistikkosten.

Allgemeine Geschäftspraxis: Normalerweise trennen Unternehmen zwischen Transportdaten und tatsächlichen Rechnungsbeträgen, da diese nicht über die gleiche Plattform verarbeitet werden. Ein Freight Audit-Anbieter stellt genau diese Verbindung her, und das führt zu modernen Analysemöglichkeiten.

Die folgenden Daten können aus ihren Frachtrechnungen extrahiert werden, so dass Sie diese besser überprüfen können: Ausschreibungen, Benchmark-Carrier, Kontrolle der Kostenzuordnung, Rückstellungen und Verständnis der Servicekosten. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Logistikvorgänge als Ganzes zu betrachten und zu vereinfachen.

Gemeinsame Datenberichte aus den Frachtzahlungsdaten

  • Geographische Aktivität
  • Carrier-Aktivität
  • Servicekosten
  • Auftragslage
  • Nutzung verschiedener Transportarten
  • Ökologischer Fußabdruck
  • Benchmarking zwischen den Unternehmensbereichen
  • Durchschnittlicher Lieferumfang und Kosten pro Auslieferung
  • Extra cost reporting (waiting charges, etc.)
  • Zusatzkostenberichte (Wartezeiten etc.). Tradelane analysis for network optimization 
  • KPI reporting

     

 

 

Zur Frachtkostenkontrolle (Bedeutung)

Lassen Sie mich - für nicht damit vertraute Personen - zunächst die Grundprinzipien der Frachtrechnungsprüfung erläutern. Die Kerntätigkeit, der sich ControlPay widmet, ist das Freight Auditing. Für unsere Kunden bedeutet dies, dass keine der Carrier-Rechnungen zur Zahlung weitergeleitet werden, bis die Daten von ControlPay überprüft wurden. Das bedeutet, dass jeder Carrier seine endgültige Rechnung an ControlPay senden muss, die nach Prüfung und Genehmigung durch ControlPay zur weiteren Zahlung weitergeleitet wird. Bei der Unternehmensgründung vor 18 Jahren verarbeitete ControlPay wöchentlich Tausende von Papierrechnungen. In diesen Anfangsjahren waren elektronische Frachtrechnungen noch so etwas wie Zukunftsmusik. Der Ablauf bei der Begleichung von Frachtrechnungen zwischen großen Konzernen und Logistikunternehmen bestand aus langen Papierbelegen, die hin und her geschickt wurden und für die ein großer Stempel mit der Aufschrift "Genehmigt" erforderlich war. Wie Sie sich vorstellen können, brauchte es eine Menge Zeit, große Anstrengungen und viel Geld, bis eine Rechnung an ihrer letzten Station angekommen war. Ein Standardablauf einer Papierrechnung sah folgendermaßen aus:

Tag 1: Der Carrier erhielt die Abrechnungsanweisungen von ControlPay
Tag 2-5: Der Carrier stellt eine Papierrechnung aus und verschickte diese per Post an ControlPay
Tag 5-7: Die Papierrechnung ging bei ControlPay ein und wurde in das System eingebucht
Tag 8: Wenn die Rechnung korrekt erstellt war, wurde sie genehmigt und per Post an den Verlader verschickt; wenn die Rechnung nicht korrekt war - wurde sie zurückgewiesen und musste der Carrier eine neue ausstellen.

Es lag auf der Hand, dass der vorstehend beschriebene Ablauf verändert werden musste. Der hohe Grad an Ineffektivität sowie die komplizierten Papierwege waren Verladern und Carriern ein Dorn im Auge. Für Uneingeweihte: Zunächst einmal brauchte es mindestens acht Tage bis zur Genehmigung der geprüften und korrekten Rechnung zwecks der Abschlusszahlung. Viele Rechnungen mussten aufgrund falscher Daten zurückgewiesen und an den Carrier zurückgeschickt werden, was bedeutete, dass weitere acht Tage vergingen, bis die Papierrechnung eintraf und vor ihrer Begleichung überprüft und genehmigt werden konnte.

Als sich die Techniken der Industrie zu entwickeln begannen, änderte sich auch der Frachtbegleichungsprozess. Die Art und Weise, wie wir heutzutage Frachtrechnungen bearbeiten und verarbeiten, und darüber hinaus die Art und Weise, wie wir eine Datenwertschöpfung erzielen, hat sich im Laufe der Jahre stark verbessert. Eine dieser wichtigen Entwicklungen fand vor einigen Jahren statt, als ControlPay ein Frachtrechnungstool entwickelte, das es Logistikdienstleistern ermöglichte, ihre endgültige Frachtrechnung direkt im ControlPay-System zu erstellen. Diese digitale Rechnung kann mit nur einem (1) Klick am selben Tag erstellt werden, wenn Abrechnungsanweisungen im System verfügbar sind. Dieses Tool hat die Zeit für die Prüfung der Abschlussrechnung erheblich verkürzt und bietet eine hundertprozentige Garantie, dass die Rechnung des Carriers innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist beglichen wird.

Wir sind bestrebt, Prozesse während, aber auch nach der Implementierung zu optimieren, und zwar sowohl für Kunden als auch für Logistikdienstleister. Die Idee einer automatischen Rechnung entstand während eines unserer Team-Meetings. Dabei konnten wir feststellen, dass es ein optionales Tool für Carrier geben sollte, mit dem sie online eine aussagekräftige Frachtrechnung auf der Grundlage der von ControlPay erteilten Abrechnungsanweisung erstellen können. Heutzutage sehen wir, dass viele große und kleine Carrier dies gerne nutzen, um den Frachtbegleichungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Rechnung weist immer dasselbe Format auf und ist stets korrekt.

Darüber hinaus wird mit dieser Frachtbegleichungslösung Papier, wo dies rechtlich möglich ist, eliminiert. So wird der Abrechnungsprozess weitaus effizienter, da viele manuelle Bearbeitungspunkte im Prüfungs-, Codierungs- und Zahlungsprozess automatisiert werden. Dies bedeutet, dass sich der Aufwand in der Finanzabteilung sowohl für den Verlader als auch für den Carrier erheblich verringert und das in den Prozess involvierte Full Time Equivalent verschwindend gering ist.

Wir haben dieses Tool entwickelt, weil die Fakturierung in Papierform nach wie vor viele Schwierigkeiten für Unternehmen mit sich bringt, darunter mangelnde Flexibilität und ein höheres Risiko menschlicher Fehler oder des Verlusts von Rechnungen. Durch die Verlagerung des Fakturierungsprozesses ins Internet bietet die Technologie sowohl den Unternehmen als auch ihren Lieferanten Flexibilität und Sichtbarkeit, während gleichzeitig der Betrug reduziert und der Spielraum für Fehler verringert wird. Eine verspätete Zahlung von Rechnungen verursacht Risiken.

Zusätzliche ControlPay-Dienstleistungen in Verbindung mit unserer Plattform zur Prüfung von Frachtrechnungen

Business Intelligence
Unabhängig davon, ob Sie anhand unserer Tools unternehmensweit Informationen oder detaillierte Daten zu Transportlinien benötigen - 
Business Intelligence all das können wir Ihnen bieten. Es ist nicht länger erforderlich, Unternehmensentscheidungen auf der Grundlage von Informationen, die nach den bestmöglichen Annahmen gewonnen wurden, zu treffen. Mit Business Intelligence stehen Ihnen alle Ihre strategischen Logistik- und Finanzdaten sofort und gesichert zur Verfügung.

Volle Sichtbarkeit über eine Vielzahl von Ebenen hinweg
Unser vereinfachter und interaktiver Business Intelligence-Ansatz ermöglicht es Ihrem Unternehmen, auf alle Arten von Transport- und Finanzdaten zuzugreifen, sie zu erfassen und zu kombinieren. Mit einem Spektrum von immer moderneren Analysefunktionen, von einfachen Berichten bis hin zur prädiktiven Modellierung, können Sie Daten über verschiedene Ebenen hinweg analysieren und sichtbar machen und dabei gleichzeitig die Abhängigkeit von anderen Informationsquellen minimieren.

Benutzerfreundlichkeit
Auf einer einzigen Plattform bietet unsere Logistics Visibility (Logistik-Sichtbarkeits)-Lösung visuelle Tools zum Extrahieren und Aufbereiten Ihrer Daten sowie die Visualisierungen und Analysen, mit denen die Art und Weise, wie Sie Ihr Unternehmen führen, verändern wird. Mit der hundertprozentig geprüften und genehmigten Frachtdateneingabe von ControlPay können Sie mit Business Intelligence anhand von großen Datenmengen weitreichende Erkenntnisse gewinnen.

Unternehmensweit Informationen auf Abruf
Unabhängig davon, ob Sie anhand unserer Tools unternehmensweit Informationen oder detaillierte Daten zu Transportlinien benötigen mit unseren Business Intelligence-Tools können wir Ihnen all das bieten. Es ist nicht länger erforderlich, Unternehmensentscheidungen auf der Grundlage von Informationen, die nach den bestmöglichen Annahmen gewonnen wurden, zu treffen. Mit Business Intelligence stehen Ihnen alle Ihre strategischen Daten sofort und gesichert zur Verfügung. Und da Business Intelligence direkt mit unserer zentralisierten Freight Audit-Datenbank verknüpft ist, haben Sie die Gewähr, dass alle Ihre geschäftlichen Knotenpunkte Zugriff zu genau demselben Datensatz mit hundertprozentig korrekten und geprüften Daten haben.

Die Philosophie hinter den ControlPay-Prozessen beruht darauf, dass es möglich sein sollte, alles im System verfolgbar und rückverfolgbar zu machen. Wir verfolgen die Güte der Auftrags- und Frachtfakturierungsdatenqualität, das Niveau der automatisierten Vorberechnungen, die Anzahl der Probleme usw. Natürlich stehen auch zahlreiche Berichte in Formaten wie csv, excel und/oder pdf zur Verfügung. Volumenberichte, Rückstellungen, jedoch ebenfalls umfangreiche Berichte über unsere Business Intelligence-Plattform wie z. B. Fahrberichte, Durchschnittsgewicht pro Transport pro Land, Durchschnittskosten pro Carrier pro Fahrt. Diese Berichte werden in Form von Dashboards mit Grafiken, Drill-Downs und Analyseberichten geliefert, die vom Benutzer selbst erstellt werden können. Auf Anfrage können spezifische Berichte hinzugefügt oder erstellt werden.

Quellen:

American Shipper Freight Payment Benchmark study 2015 - The Cost of Ignorance
- E-billing market overview 2015
- Inbound Logistics - Freight payment services boosting invoice
- Inbound Logistics - Freight payment and auditing services: cash is king
- ControlPay own study in 2013*

- Blog: 5 Unschlagbare vorteile der frachtprufung

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