Frachtzahlung: 10 Fakten der Frachtrechnung die jeder sollte wissen

Rolf Bax

Rolf Bax

April 17, 2018 - 14:13

Heute setzen wir unsere Serie in Bezug auf Fracht-Rechnungszahlung fort. Trotz der Tatsache, dass Fracht-Audit & Payment kaum als erster Punkt im Interesses der Supply-Chain-Agenda erscheint, konzentrieren sich immer mehr Unternehmen zunehmend auf die Frachtzahlung mit Hinblick auf die Transportdaten und die Reduzierung der Frachtausgaben. In diesem Blog sehen wir eine Infografik, um einen genaueren Blick auf 10 wichtige Fakten zu Frachtrechnungen zu haben.

INFOGRAPHIC: Fracht-Zahlung-10 Tatsachen zu Frachtrechnungen, welche Ihre Frachtkosten beeinflussen

Klicken Sie auf das Bild, um die Infografik anzuzeigen

3 Fracht-Audit Best Practices, die für Logistik-und Finanzfachleute Gold wert sind.

Wie die Infografik deutlich macht, lohnt es sich, Frachtrechnungen strukturiert zu auditieren. Für den Anfang, beginnen wir mit der Definition einer Frachtrechnung. Nach Merriam-Webster: eine Rechnung, die von einem Spediteur einem Frachtempfänger übermittelt wurde und die eine identifizierende Beschreibung der Fracht, den Namen des Verladers, den Ausgangspunkt der Sendung, sein Gewicht und die Höhe der Kosten enthält.

Logistikmanager, Mitarbeiter und Business-Controller gehören zu den Personen innerhalb einer Organisation, die regelmäßig mit Frachtrechnungen konfrontiert werden. Und wie sie wissen, kann eine Frachtrechnung so glatt wie Seide sein, oder auch Kopfschmerzen verursachen! Manchmal laufen alle Zahlungen reibungslos, an anderen Tagen ist es eher wie ein Gewitter von Reklamationen; unbekannte zusätzliche Kosten und Rechnungen, die aus irgendeinem Grund einfach nicht übereinstimmen. Wie machen wir jeden Tag zu einem sonnigen Tag?

Nach dem berühmten Sprichwort von "El Salvador" Johan Cruijff: aus jedem Nachteil entspringt ein Vorteil! Diesen weisen Worte gewidmet, möchten wir Ihnen drei Punkte näherbringen und geben Ihnen einen Einblick, wie Sie Ihre Rechnungen einer helfende Hand übergeben können, anstatt in einem Abrechnungschaos zu versinken.

1. Outsourcing Fracht-Audit & Payment

Frachtrechnungsprüfer helfen den Unternehmen zunehmend, die Frachtausgaben zu reduzieren. Unabhängig davon, ob es sich um Einzelhändler, E-Commerce-Unternehmen oder Hersteller der Gesundheits- und Pharmabranche handelt, für alle Logistik-Abteilungen gibt es die Notwendigkeit, Transportausgaben zu trimmen. Dabei spielen Frachtrechnungen eine wichtige Rolle, vor allem, weil die internationale Komplexitäten in der Logistik den Einsatz eines Frachtprüfers immer mehr erforderlich machen. Dies kommt durch mangelnde Sichtbarkeit, die Notwendigkeit der Kontrolle, Kosteneinsparungen und die Notwendigkeit, Spediteure pünktlich zu zahlen. Die Frachtkosten können 10% der Ausgaben eines Unternehmens ausmachen, dies entspricht der Inbound-Logistik.

In Folge steigender Frachtkosten, sind viele Unternehmen zunehmend proaktiv auf das Fracht-Rechnungsmanagement ausgerichtet und nutzen dabei die Dienste von Fracht-Audit-Anbietern. Oft ist einer der Gründe, mit der Auslagerung der Frachtrechnungsprüfung zu beginnen, die Tatsache, dass für viele Unternehmen, Outsourcing die wirtschaftlichste Art und Weise ist, Frachtrechnungen zu verarbeiten. Es wurde auch festgestellt, dass die internen Kosten zur Überprüfung, Verarbeitung und letztendlich Bezahlung einer Frachtrechnung bei rund $ 11 liegen und dass die Kosten für Outsourcing nur etwa 5 bis 10% der internen Kosten ausmachen.

Fracht-Audit: Heute versus traditionellem Verfahren Traditionelle Fracht

Traditionally

- Frachtrechnungsverarbeitung (erst Rechnung dann Audit)
- Rückforderung des Overbilling
- Kostenzuordnung und Kontierung

Heute - moderne Fracht-Audit-Lösungen

- Eliminierung falscher Fakturierung
- Kostenzuordnung und Kontierung
- Kunden in die Kontrolle der administrativen Verfahren mit einbeziehen
- Schaffung einheitlicher und effizienter Prozesse
- Transparenz (Kosten, Transporte, Verträge und Prozesse)
- Zentralisierung und Standardisierung von Daten
- Reduzierung von Papier
- Eine Datenquelle für verschiedene Abteilungen (Beschaffung, Rechnungswesen, Betrieb)

Outsourcing des Fracht-Audits und Zahlungsprozesses

Der Fracht-Audit-Prozess beginnt, wenn ein Logistikunternehmen eines Drittanbieters die Frachtrechnungen vom Kunden direkt von Spediteuren erhält. Nach Erhalt der Rechnungen werden diese auf die Fracht-Audit-Plattform übertragen und ein sichtbarer Rechnungsweg wird erstellt. Nach Abschluss dieses Prozesses werden alle Rechnungen der Logistikdienstleister (Carrier) auf Richtigkeit, Duplikate, zusätzliche Kosten und angewandte Frachtraten überprüft. Der Prozess endet mit der richtigen Kontierung und die Frachtrechnungen sind zur Zahlung vorbereitet.

Ein Frachtzahlungsdienst besteht jedoch in der Regel aus mehreren kombinierten Diensten. Z. B. Fracht-Audit-Services, Frachtzahlung, Datenerfassung für Logistik und Frachtdatenanalyse. Fracht-Audit-Anbieter sind mit den Kunden über elektronischen Datenaustausch (EDI), Transport-Management-Systeme und physische Frachtrechnungen verbunden. Häufig liefern Unternehmen auch zusätzliche Funktionen, zum Beispiel für Versandbeauftragungen, Frachtausschreibungen, Transportkostenabrechnung und Autofakturierungsfunktionen.

Frachtzahlung: der Mehrwert von Outsourcing

 

  • Reduzierung der Frachtkosten um 3 bis 5%
  • Reduzierung des Zeitaufwandes für Tarifraten-Aktualisierungen, Verarbeitung von außergewöhnlichen Vorgängen.
  • KPI-gesteuertem Prozesens mit voller Transparenz
  • Reduzierung der Rechnungsmenge
  • Rationalisierung der Spediteursanzahl
  • Pünktliche Zahlung für Spediteure
  • Automatische Kostenzuordnung
  • Gebündelte Berichterstattung
  • Zertifizierte Dienstleistungen

 

2. Frachtrechnungskonsolidierung

Unabhängig vom Kundenprofil sind Konsolidierungen der Frachtrechnungen unerlässlich, um korrekte Abläufe in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Die Konsolidierung Ihrer Frachtrechnungen ist eine effiziente Antwort auf herkömmliche (Papier-) Rechnungen, die Ihr Buchhaltungsteam wöchentlich erhält. Erfahren Sie mehr über Frachtrechnungskonsolidierung und wie Sie im Bereich Logistik und Rechnungswesen Zeit bei der Rechnungsbearbeitung sparen können.

3. Fracht Zahlungsdaten sind Ihr Freifahrschein für die Frachtkostenanalyse.

Die extrahierten Daten aus Frachtrechnungen, unterstützten Transportdatensätzen sowie weiterer Rechnungsdatensätze sind eine leistungsstarke Quelle für die Transparenz der Frachtkosten Ihres Unternehmens. Für Transport- und Logistikmanager werden diese Daten zur Grundlage strategischer Entscheidungen: (Carrier-) Benchmarking, Ausschreibungsunterstützung und Logistikkostenreduzierung.

Allgemeine Geschäftspraxis: normalerweise haben Unternehmen eine Trennung zwischen Transportdaten und tatsächlichen Rechnungsbeträgen, da diese nicht über die gleichen Verfahren verarbeitet werden. Ein Fracht-Audit-Anbieter ermöglicht diese Verbindung. Dies bietet Ihnen erweiterte Analysefunktionen.

Die folgenden Daten können aus ihren Frachtrechnungen extrahiert werden, um diese besser zu überblicken: Ausschreibungen, Benchmark-Carrier, Kontrolle der Kostenverteilung, Rückstellungen und Verständnis der Kosteneinsparung. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Logistikvorgänge als Ganzes zu betrachten und zu vereinfachen.

Gemeinsame Daten, Berichte aus den Fracht-Zahlungsdaten

 

  • Geographische Aktivität
  • Spediteur Aktivität
  • Kosteneinsparung
  • Auftragslage
  • Nutzung verschiedener Transportarten
  • ökologischer Fußabdruck
  • Abgleich zwischen den Unternehmensbereichen
  • Durchschnittlicher Lieferumfang und Kosten pro Auslieferung
  • Extra cost reporting (waiting charges, etc.)
  • Zusatzkostenberichte (Wartezeiten etc.). Tradelane analysis for network optimization 
  • KPI reporting

     

    Quellen:

    - American Shipper Freight Payment Benchmark study 2015 - The Cost of Ignorance
    - E-billing market overview 2015
    - Inbound Logistics - Freight payment services boosting invoice
    - Inbound Logistics - Freight payment and auditing services: cash is king
    - ControlPay own study in 2013*

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