Zehn Fakten über Frachtrechnungen, die jeder kennen sollte

Rolf Bax

Rolf Bax

April 17, 2017 - 15:28

Heute setzen wir unsere Serie zur Begleichung der Frachtrechnungen fort. Trotz der Tatsache, dass Freight Audit & Zahlung kaum als erster interessanter Punkt auf der Tagesordnung der Lieferkette auftauchen wird, konzentrieren sich immer mehr Unternehmen immer stärker auf die Frachtzahlung im Hinblick auf die Transportdaten und die Reduzierung der Frachtausgaben. In diesem Blog stellen wir eine Infografik dar, damit wir zehn wichtige Fakten zu Frachtrechnungen besser unter die Lupe nehmen können.

INFOGRAPHIC: Fracht-Zahlung - Zehn Fakten über Frachtrechnungen, die Ihre Frachtausgaben beeinflussen

Klicken Sie auf das Bild, wenn Sie die Infografik sehen möchten

Zehn Fakten über Frachtrechnungen, die jeder kennen sollte

Drei Best Practices im Bereich Freight Audit, die für Logistik- und Finanzfachleute Gold wert sind

Wie die Infografik deutlich zeigt, zahlt sich das strukturierte Auditing von Frachtrechnungen aus. Zum Auftakt beginnen wir mit der Definition einer Frachtrechnung. Nach Merriam-Webster (amerikanisches Nachschlagwerk): eine Rechnung, die von einem Carrier einem Frachtempfänger übermittelt wurde und die eine identifizierende Beschreibung der Fracht, den Namen des Verladers, den Ausgangspunkt des Transports, dessen Gewicht und die Höhe der Kosten enthält.

Logistikmanager, Mitarbeiter und Business-Controller gehören zu den Personen in einer Organisation, die regelmäßig mit Frachtrechnungen konfrontiert werden. Und sie wissen nur zu gut, dass eine Frachtrechnung ganz ohne Probleme ablaufen, aber auch Kopfschmerzen verursachen kann! Manchmal laufen alle Zahlungen reibungslos ab, an anderen Tagen ist es eher wie ein Gewitter an Reklamationen; unbekannte Zusatzkosten und Rechnungen, die aus irgendeinem Grund einfach nicht übereinstimmen. Und wie machen wir aus jedem Tag einen sonnigen Tag?

Probieren wir es mal mit dem berühmten Zitat von „El Salvador" Johan Cruijff: In jedem Nachteil steckt ein Vorteil! Nach diesen weisen Worten möchten wir Ihnen drei, sich darauf beziehende Punkte näherbringen und Ihnen einen Einblick vermitteln, wie Sie aus Ihren Rechnungen eine helfende Hand anstelle eines Abrechnungschaos machen können.

1. Auslagerung von Freight Audit & Zahlung

Freight Audit-Dienstleister helfen immer häufiger Unternehmen dabei, die Frachtausgaben zu senken. Unabhängig davon, ob es sich dabei um Einzelhändler, E-Commerce-Unternehmen oder Hersteller in der Gesundheits- und Pharmabranche handelt, für alle Logistik-Abteilungen ist es zwingend erforderlich, die Transportausgaben zu beschneiden. Dabei spielen Frachtrechnungen eine wichtige Rolle, vor allem, weil internationale Komplexitäten in der Logistik dazu führen, dass der Einsatz eines Frachtprüfers immer notwendiger wird. Dies ist auf mangelnde Transparenz, die Notwendigkeit von Kontrolle, Kosteneinsparungen und die Notwendigkeit, Carrier rechtzeitig zu bezahlen, zurückzuführen. Laut Inbound-Logistik können die Frachtkosten 10 % der Ausgaben eines Unternehmens ausmachen.

Infolge steigender Frachtkosten sind viele Unternehmen zunehmend proaktiv auf das Fracht-Rechnungsmanagement ausgerichtet und nutzen dabei die Dienste von Fracht-Prüfung- Anbietern. Oft liegt einer der Gründe für den Beginn der Auslagerung des Freight Audit in der Tatsache, dass für viele Unternehmen die Auslagerung die wirtschaftlichste Art und Weise sein kann, Frachtrechnungen zu verarbeiten. Sie haben auch festgestellt, dass die internen Kosten zur Überprüfung, Verarbeitung und letztendlich Bezahlung einer Frachtrechnung bei rund $ 11 liegen und dass die Kosten für die Auslagerung nur etwa 5 bis 10 % der internen Kosten ausmachen.

Freight Audit: Heutzutage gegenüber traditionellem Verfahren

Traditionally

- Verarbeitung der Frachtrechnung (erst die Rechnung dann das Audit)
- Rückforderung der Überberechnung
- Kostenzuordnung und Kontierung

Heute - moderne Freight Audit-Lösungen

- Eliminierung von falschem Billing
- Kostenzuordnung und Kontierung
- Dem Verlader die Verantwortung der administrativen Verfahren übertragen
- Schaffung einheitlicher und effizienter Prozesse
- Transparenz (Kosten, Transporte, Verträge und Prozesse)
- Daten-Zentralisierung und -Standardisierung
- Papier-Reduzierung
- Eine einzige Datenquelle für verschiedene Abteilungen (Beschaffung, Rechnungswesen, Betrieb)

Auslagerung von Freight Audit und Zahlungsprozess

Der Freight Audit-Prozess beginnt, wenn ein Logistikunternehmen eines Drittanbieters die Frachtrechnungen vom Kunden direkt von Carriern erhält. Nach Erhalt der Rechnungen werden diese auf die Freight Audit-Plattform übertragen; dabei wird ein sichtbarer Rechnungsweg erstellt. Nach Abschluss dieses Prozesses werden alle Rechnungen der Logistikdienstleister (Carrier) auf Richtigkeit, Doppelberechnung, Zusatzkosten und angewandte Frachttarife hin überprüft. Der Prozess endet mit der richtigen Kontierung, und damit sind die Frachtrechnungen zur Zahlung bereit.

Ein Frachtzahlungsservice besteht jedoch in der Regel aus mehreren kombinierten Dienstleistungen, wie beispielsweise Freight Audit-Dienstleistungen, Frachtzahlung, Datenerfassung für Logistik und Frachtdatenanalyse. Freight Audit-Anbieter sind mit den Kunden über elektronischen Datenaustausch (EDI), Transport-Management-Systeme und Papier-Frachtrechnungen verbunden. Es ist üblich, dass solche Unternehmen zusätzliche Tools, zum Beispiel für Versandbuchung, Frachtausschreibungen, Transportkostenabrechnung und automatische Rechnungserstellung, bereitstellen.

Frachtzahlung: der Mehrwert von Outsourcing

  • Senkung der Frachtkosten um 3 bis 5 %
  • Senkung des Zeitaufwandes für Tarif-Aktualisierungen, Verarbeitung von außergewöhnlichen
  • Vorgängen, KPI-gesteuerte Prozesse mit voller Transparenz
  • Senkung der Rechnungsanzahl
  • Rationalisierung der Carrier-Basis
  • Rechtzeitige Zahlung für Carrier
  • Automatische Kostenzuordnung
  • Konsolidierte Berichterstattung
  • Zertifizierte Dienstleistungen

 

2. Konsolidierung der Frachtrechnung

Unabhängig vom Versandprofil oder der Versandart ist die Konsolidierung der Frachtrechnungen zur Gewährleistung korrekter Abläufe in Ihrem Unternehmen unerlässlich. Die Konsolidierung Ihrer Frachtrechnungen ist eine effiziente Antwort auf herkömmliche (Papier-)Rechnungen, die Ihr Buchhaltungsteam jede Woche erhält. Erfahren Sie mehr über die Konsolidierung der Frachtrechnungen und wie die Bereiche Logistik und Rechnungswesen Zeit bei der Rechnungsbearbeitung einsparen können.

3. Frachtzahlungsdaten sind Ihr Freifahrschein für die Frachtausgaben-Analyse

Die aus Frachtrechnungen, begleitenden Transportdatensätzen sowie weiteren Datensätzen extrahierten Daten sind eine leistungsstarke Quelle im Hinblick auf die Transparenz der Frachtausgaben Ihres Unternehmens. Für Transport- und Logistikmanager werden diese Daten zur Grundlage strategischer Entscheidungen, (Carrier-) Benchmarking, Ausschreibungsunterstützung und Einsparung bei den Logistikkosten.

Allgemeine Geschäftspraxis: Normalerweise trennen Unternehmen zwischen Transportdaten und tatsächlichen Rechnungsbeträgen, da diese nicht über die gleiche Plattform verarbeitet werden. Ein Freight Audit-Anbieter stellt genau diese Verbindung her, und das führt zu modernen Analysemöglichkeiten.

Die folgenden Daten können aus ihren Frachtrechnungen extrahiert werden, so dass Sie diese besser überprüfen können: Ausschreibungen, Benchmark-Carrier, Kontrolle der Kostenzuordnung, Rückstellungen und Verständnis der Servicekosten. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Logistikvorgänge als Ganzes zu betrachten und zu vereinfachen.

Gemeinsame Datenberichte aus den Frachtzahlungsdaten

  • Geographische Aktivität
  • Carrier-Aktivität
  • Servicekosten
  • Auftragslage
  • Nutzung verschiedener Transportarten
  • Ökologischer Fußabdruck
  • Benchmarking zwischen den Unternehmensbereichen
  • Durchschnittlicher Lieferumfang und Kosten pro Auslieferung
  • Extra cost reporting (waiting charges, etc.)
  • Zusatzkostenberichte (Wartezeiten etc.). Tradelane analysis for network optimization 
  • KPI reporting

     

    Quellen:

    American Shipper Freight Payment Benchmark study 2015 - The Cost of Ignorance
    - E-billing market overview 2015
    - Inbound Logistics - Freight payment services boosting invoice
    - Inbound Logistics - Freight payment and auditing services: cash is king
    - ControlPay own study in 2013*

    - Blog: 5 Unschlagbare vorteile der frachtprufung