Freight Audit & Payment: International manufacturer Fallbeispiel

Pieter Kinds

Oktober 6, 2017 - 12:33

In den letzten zehn Jahren beschloss ein internationales Produktionsunternehmen, einen externen Akteur zu beauftragen, einen administrativen Teil (Freight Audit und Zahlung) der Fracht zu übernehmen. Der Plan lautete, die sich wiederholenden Aufgaben auszulagern und eine moderne IT-Lösung zu verwenden, so dass sich das LSCM stärker auf strategische Geschäftsaufgaben konzentrieren könnte. ControlPay, mit seinem Hauptsitz in Breda, Niederlande, und seinem operativen Zentrum in Kiew (Ukraine), war der auserwählte Anbieter der Geschäftslösung für Freight Audit & Zahlung.

Dies war ein ziemlich anspruchsvolles Projekt für beide Vertragspartner, dies angesichts der Komplexität (über 150 aktive Carrier) und der Menge (über 900.000 Transporte pro Jahr). Die Frachtkosten stellen mit rund EUR 120 Millionen Euro pro Jahr einen wesentlichen Teil der Gesamtkosten des Kunden in Europa dar. In Bezug auf das LSCM stellen Frachtkosten den größten Teil der Logistikkosten dar (fast 55 %).

Schlüsselfunktionen von Freight Audit & Zahlung für den Kunden

• Eine systematische und vollständige Kontrolle über die Rechnungen der Carrier. Alle vom Kunden in SAP erstellten Transporte werden auf die Freight Audit-Plattform von ControlPay exportiert und auf der Grundlage der im Core-Menü eingerichteten Vertragsvereinbarungen vorberechnet. Das System prüft den Transport und den Empfang, sowie die Anwendung der korrekten Tarife, um Überberechnung, Zusatzkosten und doppelte Abrechnungen von Carriern zu vermeiden. Dies bedeutet, dass ein systematischer Abgleich aller Rechnungen von Carriern im Hinblick auf die zu erwartenden Kosten erfolgt. Nur die korrekten und nicht strittigen Rechnungen werden von ControlPay verarbeitet und mit dem Vermerk „zur Zahlung bereit“ an den Kunden versandt.
  - Hohe Transparenz und Standardisierung bei der Vorbereitung der Frachtrückstellung. Alle Transporte, die keine Übereinstimmung mit einer Rechnung vom Carrier aufweisen können, werden vom System als Verbindlichkeit identifiziert und am Monatsende in der Rückstellung ausgewiesen. Die Berechnung der Rückstellung erfolgt nun über einen einzigen Standardprozess auf europäischer Ebene und über eine automatische SAP-Buchung am Monatsende.
  - Verbesserung der Prozessabläufe zwischen dem Kunden und den Carriern. Alle verschiedenen Phasen der Abläufe werden innerhalb der ControlPay Freight Audit-Plattform (FRED) gespeichert. Diese webbasierte Plattform ermöglicht es den Mitarbeitern des Kunden UND den Carriern, jederzeit den Status der Transaktionen zu verfolgen (z. B. Diskrepanz aufgrund von Meinungsverschiedenheiten über Zusatzkosten). Verschiedene Berichte werden zur Auflistung der Diskrepanzen und Fehler verwendet, welche bei Bedarf problemlos in eine Excel-Datei exportiert werden können.

Was hat der Kunde durch diese Zusammenarbeit gelernt/gewonnen

Auslagerung bedeutet nicht, dass es keine Einbindung mehr gibt.

1. Es wird anders gearbeitet, indem man sich auf die Verarbeitung der Ausnahmen konzentriert.
2. Nicht alle Aufgaben können ausgelagert werden. Die entscheidenden und strategischen Aufgaben werden von den Kunden nach wie vor intern durchgeführt, z. B. Verhandlungen mit Carriern. ControlPay führt beispielsweise die Berechnung der Rückstellungen (*) zum Monatsende durch, wobei die Verantwortung jedoch bei LSCM bleibt. (Prüfung, Verträge mit externen Revisoren) Daher sollten die Details der von CP erstellten Rückstellungen von den lokalen LSCM-Mitgliedern noch validiert werden, bevor sie in SAP gebucht werden.
3. Die Kommunikation zwischen allen Parteien ist lebenswichtig! Es finden regelmäßige Treffen zwischen ControlPay und dem Kunden statt. Es werden Datendiskrepanzen geklärt und mögliche Probleme vorweggenommen.

Die Kommunikation zwischen allen Parteien ist lebenswichtig! Es finden regelmäßige Treffen zwischen ControlPay und dem Kunden statt. Es werden Datendiskrepanzen geklärt und mögliche Probleme vorweggenommen.
Die Datenintegrität ist von entscheidender Bedeutung und sollte auch regelmäßig überprüft werden. Daher wurde das operative Zentrum in Kiew in der Ukraine vom LSCM der Kundenseite einem Audit unterzogen, um eine operative Überprüfung der Geschäftsprozesse durchzuführen und zu gewährleisten, dass diese effizient und kontrolliert durchgeführt werden. „Es war eine ganz besondere Erfahrung, in einem Raum in Kiew ein Team von ukrainischen Mitarbeitern zu sehen, die verschiedene Sprachen sprechen und sich voll dem Kunden widmen", kommentierte ein Sprecher auf der Kundenseite. „In anderen Büroräumen werden die Freight Audit-Tätigkeiten anderer international tätiger Unternehmen ausgeführt, die in den verschiedensten Märkten zuhause sind. Der zweitägige Besuch war auch die Gelegenheit, mit ControlPay einige Best Practices zu identifizieren, mit dem Ziel, proaktiver zu werden. Als Beispiel wird ein wöchentlicher Tracking-Bericht von unseren Geschäftseinheiten und dem zentralen Vertragsteam verwendet, um die Situation mit den Carriern zu verfolgen und mögliche Probleme vor dem Monatsende vorwegzunehmen.“
„Heute haben wir in Bezug auf die Kontrolle der verarbeiteten Daten und der Transparenz im Rechnungswesen Fortschritte erzielt (weniger unerklärliche Diskrepanzen für Frachtkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung). „Das Fundament für eine Effizienzsteigerung wurde in dieser Phase gelegt. Es gibt noch einige neue Projekte für die Zukunft, damit weitere Fortschritte gemacht werden können!“