Freight Audit & Payment: International manufacturer Fallbeispiel 2

Pieter Kinds

Pieter Kinds

Oktober 12, 2015 - 09:08

In den letzten zehn Jahren beschloss ein internationales produzierendes Unternehmen, eine externe Partei zu beauftragen um einen administrativen Teil (Fracht-Audit und Zahlung) der Fracht durchzuführen. Die Idee war, die sich wiederholenden Aufgaben auszulagern und eine fortschrittliche IT-Lösung zu verwenden, um das LSCM stärker auf strategische Geschäftsaufgaben zu konzentrieren. ControlPay war der ausgewählte Fracht-Audit & Payment-Business Solution Anbieter mit der Stammniederlassung in Breda in den Niederlanden und seinem operativen Hauptsitz in Kiew in der Ukraine.

Dies war ein ziemlich anspruchsvolles Projekt für beide Parteien unter Berücksichtigung der Komplexität (über 150 aktive Spediteure) und des Volumens (über 900.000 Sendungen pro Jahr). Die Frachtkosten stellen mit rund 120 Millionen Euro pro Jahr einen wesentlichen Teil der Gesamtkosten des Kunden in Europa dar. In Bezug auf das LSCM stellen Frachtkosten den größten Teil der logistischen Kosten dar (fast 55%).

Schlüsselfunktionen des Fracht-Audits & Payment für den Kunden

  • Eine systematische und vollständige Kontrolle über die Rechnungen der Spediteure. Alle vom Kunden in SAP erstellten Sendungen werden auf die ControlPay Fracht-Audit-Plattform exportiert und auf Basis der im Core-Menü eingerichteten Vertragsvereinbarungen vorberechnet. Das System prüft die Lieferung und Leistung, sowie die Anwendung der korrekten Tarife, um Overbilling, Zusatzkosten und doppelte Abrechnungen von Spediteuren zu vrhindern. Dies bedeutet, dass alle Rechnungen von Spediteuren systematisch gegenüber den zu erwartenden Kosten geprüft werden. Nur die korrekten und geprüften Rechnungen werden von ControlPay verarbeitet und mit einem Buchungsdatensatz an den Kunden versandt.
    - Eine hohe Sichtbarkeit und Standardisierung bei der Vorbereitung der Abrechnung für den Güterverkehr. Alle Sendungen, die nicht mit einer Rechnung des Frachtführers abgeglichen wurden, werden vom System als Verbindlichkeit identifiziert und am Monatsende in der Abrechnung angegeben.
    - Verbesserung der Prozessabläufe zwischen dem Kunden und den Spediteuren. Alle verschiedenen Phasen der Abläufe werden innerhalb der ControlPay Freight Audit Plattform (FRED) gespeichert. Diese web-basierte Plattform ermöglicht es den Mitarbeitern des Kunden und den Spediteuren, jederzeit den Status der Vorgänge zu verfolgen (z. b. aufgrund von Abweichungen im Kostenabgleich von Zusatzkosten). Verschiedene Berichte werden verwendet, um die Abweichungen und Fehler abzubilden, welche bei Bedarf problemlos in eine Excel-Datei exportiert werden können.

Was hat der Kunde durch diese Zusammenarbeit gelernt/gewonnen:

Outsourcing bedeutet nicht, nicht mehr beteiligt zu sein

  1. Wir konzentrieren auf die Verarbeitung der Ausnahmen.
  2. Nicht alle Aufgaben können ausgelagert werden. Die kritischen und strategischen Aufgaben werden von den Kunden nach wie vor intern durchgeführt, z. b. Verhandlungen mit den Spediteuren. Als Beispiel führt ControlPay die Berechnung der Frachtabrechnung zum Monatsende durch, aber die Verantwortlichkeit bleibt beim LSCM. (Prüfung, Verträge mit externen Revisoren) Daher sollten die Details der von CP erstellten Rückstellungen von den lokalen LSCM-Mitgliedern noch validiert werden, bevor sie in SAP gebucht werden.
  3. Die Kommunikation zwischen allen Parteien ist lebenswichtig! Es finden regelmäßige Treffen zwischen ControlPay und dem Kunden statt. Es werden Datenabweichungen geklärt und zukunftsweisende Problemlösungen besprochen.

Die Kommunikation zwischen allen Parteien ist lebenswichtig! Es finden regelmäßige Treffen zwischen ControlPay und dem Kunden statt. Es werden Datenabweichungen geklärt und zukunftsweisende Problemlösungen besprochen.
Die Datenintegrität ist von entscheidender Bedeutung und sollte auch regelmäßig überprüft werden. Daher wurde das operative Büro in Kiew in der Ukraine von der LSCM des Kunden geprüft, um korrekte Geschäftsprozesse zu prüfen und sicherzustellen, dass diese effizient und kontrolliert gehandhabt werden. "Es war eine Erfahrung, in einem Raum in Kiew ein Team von ukrainischen Mitarbeitern zu sehen, die verschiedene Sprachen sprechen und sich voll dem Kunden widmen", kommentierte ein Kunde. “Andere Büroräume sind den Tätigkeiten der Frachtprüfung anderer multinationaler Unternehmen überlassen, die in den verschiedensten Märkten tätig sind. Der zweitägige Besuch war auch die Gelegenheit, mit ControlPay einige Best Practices zu identifizieren und um proaktiver zu werden. Als Beispiel wird ein wöchentlicher Tracking-Bericht von unseren Entitäten und dem zentralen Vertragsteam verwendet, um die Situation mit den Spediteuren zu verfolgen und mögliche Probleme vor dem Monatsende zu antizipieren.“

“Heute haben wir in Bezug auf die Kontrolle der verarbeiteten Daten und der Sichtbarkeit im Rechnungswesen Fortschritte erzielt (weniger unerklärlbare Abweichungen für Frachtkosten in der Gewinn-und Verlustrechnung). Die Grundlage zu einer Effizienzsteigerung wurde gelegt. Es gibt noch einige neue zukünftige Projekte, um voranzukommen!“