Frachtprüfung

ControlPay bietet Ihnen eine umfangreiche und qualitativ sehr hochwertige Frachtrechnungsprüfung über eine online zugängliche Plattform. Unsere Dienstleistung basiert auf Expertenwissen aus der Logistik. Wir passen uns an die Bedürfnisse unserer internationalen Kunden an, welche wir auf europäischer oder globaler Ebene betreuen. Unser organisierter Service ist eine solide Kombination aus einer einzigartigen Plattform für die Rechnungsprüfung und gut ausgebildeten und geschulten Teams. Diese verarbeiten die Daten und stehen in direktem Austausch mit Ihren Abteilungen in Logistik und Rechnungswesen.

Erfahren Sie mehr,
welche Möglichkeiten Ihnen ControlPay für die Frachtprüfung bietet.

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Typische Vorteile der Frachtprüfung

  • Aktualisierung und Einbringung von Frachttarifen wird optimiert
  • Automatische Zuordnung der Kostenarten
  • Daten- und Berichtzusammenfassungen werden erheblich beschleunigt
  • Freigabeverfahren für zusätzliche- und außergewöhnliche Kosten werden abgestimmter
  • Der Prozess für Kontierungen und Buchungen wird effizienter
  • Kommunikation mit den Spediteuren wird rationell organisiert

Unsere Lösungen für Frachtprüfung

Unsere verschiedenen Prüfprozesse sind immer an den unterschiedlichen Bedürfnissen der Kunden orientiert. Es gibt unterschiedliche Lösungen, abhängig von den programmierten Benutzerumgebungen, den Möglichkeiten der Spediteure, der Datenverfügbarkeit und den standortspezifischen Anforderungen

Rechnungskontrolle

Sofern gute elektronische Auftragsdaten vom Kunden zur Verfügung stehen, ist es nicht erforderlich Daten vom Spediteur zu empfangen Wir erstellen die Rechnungsanweisungen aus den Auftragsdaten, welche automatisch auf der Plattform verarbeitet werden. Falls der Spediteur Zusatzkosten, welche nicht vorher berechnet werden können, abrechnen möchte, kann er diese direkt auf der Plattform einstellen und, sofern freigegeben, werden diese Kosten in der Rechnungsanweisung berücksichtigt. Die Rechnungskontrolle ist damit unser effektivster Frachtprüfungsprozess. Dies ist eine Form des Gutschriftverfahrens und basiert auf den elektronischen Auftragsdaten welche wir aus Ihren ERP- oder TMS-Systemen erhalten. Die Sendungsdaten werden mit den implementierten Frachttarifen und Geschäftsvorfällen, die wir in unserem System gespeichert haben, verglichen und das Ergebnis wird als Rechnungsanweisung wöchentlich an die Spediteure gesendet. Die Spediteure haben dann die Möglichkeit, eine Rechnung in unserem System als Auto-Invoice zu erstellen, oder eine Rechnung auf dem Standardweg zu versenden. Ergänzend hat der Spediteur die Möglichkeit unvorhergesehene Zusatzkosten über das Extra Cost Management Tool, einzugeben. Dadurch wird der Prozess sehr transparent, sowohl für den Kunden, als auch für den Spediteur. Alle Kosten werden in der Berechnung berücksichtigt: Standard-Transportkosten und Zusatzkosten z.B. Diesel- und Sicherheitszuschläge. Der Spediteur bekommt ein Rechnungsanweisung, welche auch den entsprechenden Umsatzsteuersatz berücksichtigt. Weiterhin ist auch die Zuordnung und Kontierung der Kostenarten automatisch integriert und die korrekte Rechnungsbezeichnung ist angegeben.

Gutschriftsverfahren

Ähnlich wie in der Rechnungskontrolle werden nur die Daten verarbeitet, die auf den Auftragsdaten des Kunden beruhen. Jedoch wird keine Rechnungsanweisung, sondern eine Gutschrift erstellt. Dieses Verfahren funktioniert nur bei einwandfreien Auftragsdaten. ControlPay ist bekannt für Anpassungsfähigkeit und wir sind uns bewusst, dass Unternehmen an unterschiedliche Levels hinsichtlich Automatisierung und Prozesssteuerung gebunden sind. Daher haben wir unterschiedliche Verfahren entwickelt, die jeder Situation gerecht werden. Wir sind in der Lage unterschiedliche Prozesse zur selben Zeit für unterschiedliche Standorte und Spediteure zu verarbeiten. Sind Ihre Auftragsdaten in einer guten Form und können Sie uns diese über eine Schnittstelle zur Verfügung stellen? Wir würden uns freuen, die Grundlage für den wirkungsvollsten Frachtprüfungssprozess, mit dem wöchentlich Gutschriften erstellt und automatisch an die Spediteure übermittelt werden. bereit zu stellen. Es ist kein Datenaustausch mit dem Spediteur erforderlich, es gibt keine Papierrechnungen mehr, einzig eine Gutschrift pro Woche und pro Spediteur basierend auf den Daten aus Ihren ERP-und TMS-Systemen. ControlPay übernimmt die Kostenkalkulation und die automatisierte Kostenzuordnung und übermittelt die Ergebnisse als Buchungsdatei in Ihre Systeme, wodurch der Arbeitsaufwand für allen Seiten minimiert wird.

Ein elektronisches Verfahren ist immer zu bevorzugen, da es kostengünstiger und höher automatisiert ist. Es kann aber immer verschiedene Situationen geben, in denen es erforderlich ist Papierrechnungen zu erstellen. Diese erreichen ControlPay per E-Mail oder als gescannte Datei, wir übernehmen dann die Daten innerhalb von 24 Stunden. Sobald die Daten in das System übertragen und nach dem 4-Augen-Prinzip validiert wurden, werden die Daten auf dieselbe Art und Weise verarbeitet, wie in den automatisierten Prozessen.

Das Vorberechnungs-Verfahren ist ein Prozess, in dem wir die Kunden-Auftragsdaten mit den Auftragsdaten des Spediteurs (pre-invoice file) abgleichen. Üblicherweise werden die Auftragsdaten über eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, diese Daten werden mit den elektronischen Rechnungsdaten des Spediteurs abgeglichen. Auf Basis der Prüfergebnisse und des Datenabgleichs werden, falls vorhanden, Abweichungen geklärt, oder die Daten werden weiterverarbeitet und der Prüfprozess abgeschlossen. Auch im Pre-Audit-Prozess werden Auftragsdaten vom Kunden aus den ERP-oder TMS-Systemen empfangen, es ist aber keine Voraussetzung. Von den Spediteuren benötigen wir eine Pre Invoice-Datei auf elektronischem Weg. Die Datenübermittlung ist auf unterschiedliche Arten möglich: Daten von einem System des Spediteurs herunterladen oder Übertragung über Schnittstelle in unterschiedlichen Formaten, z.B.: als Excel-Datei, XML oder EDIFACT. In Rücksprache mit dem Spediteur wird immer die beste Möglichkeit gesucht. Die Tairfberechnungen und der Abgleichprozess sind die Basis für die Rechnungsanweisungen, welche wir an die Spediteure versenden. Die Spediteure haben dann die Möglichkeit, eine Rechnung in unserem System als Auto-Invoice zu erstellen, oder eine Rechnung auf dem Standardweg zu versenden. Ergänzend hat der Spediteur die Möglichkeit unvorhergesehene Zusatzkosten über das Extra Cost Management Tool, einzugeben.

Nachprüfung ist ein Verfahren, bei dem Rechnungen geprüft werden, nachdem diese beglichen wurden. Dies ist ein vereinfachter Prozess, bei dem keine Punkte geklärt, sondern bei dem lediglich berichtet wird. Es werden keine Kostenzuordnungen durchgeführt, da diese bereits getätigt sind. Dieses Verfahren weist einige Nachteile auf, es ermöglicht keinen volleffizienten Prozessfluss, ist aber eine Möglichkeit für Einzelprojekte, um mögliche Einsparungen durch fehlerhafte Abrechnung zu finden.

ControlPay ist führend in der Entwicklung, wie Spediteure heutzutage ihre Abrechnung mit den Kunden erstellen. Mit unseren einzigartigen E-Fakturierungsverfahren werden Papierrechnungen, soweit rechtlich zulässig, überflüssig, der Fakturierungsprozess wird beschleunigt und manuelle Arbeiten werden in der Frachtprüfung, Kontierung und Buchung automatisiert durchgeführt.

Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen zur Frachtrechnungsprüfung

Transparenz

Transparenz

Im umfangreichen und komplexen Tagesgeschäft, ist es eine Herausforderung den Überblick darüber zu behalten, welche Vorgänge in der Logistik vorhanden sind. Die Frachtrechnungsprüfung bietet Ihnen die Möglichkeit auszuwerten, welche Unregelmäßigkeiten bei welchen Vorgängen auftreten, wie viele Einzelbeauftragungen während eines bestimmten Zeitraums verwendet wurden, ob Sonderfahrten und Spezialtransporte vorkommen, wie viele verschiedene Spediteure pro Standort beteiligt sind, wie oft die regulären Tarife nicht angewendet wurden, ob die Zustellung pünktlich erfolgte und vieles mehr.

Datenverfügbarkeit

Datenverfügbarkeit

Die Datenverfügbarkeit aus dem Tagesgeschäft ermöglicht Ihnen die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, des Beschaffungswesens, der Wertschöpfungskette und die Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Buchführung. Die Prozesse optimieren Ihre Auschreibungs- und Beauftragunsmodalitäten und die Ihrer Zulieferer. Ein besseres Verständnis der Frachttarife ist wegweisend für einkaufsspezifische Ansätze.

Vereinfachung und Harmonisierung der Tarifstrukturen

Vereinfachung und Harmonisierung der Tarifstrukturen

Sehr oft beinhalten Frachttarifvereinbarungen zu viele, teilweise auch überflüssige und sinnlose Zusatzkosten. Auch die Unterschiede der Strukturen zwischen den Tarifen verschiedener Spediteure führt zu einem Verlust der Vergleichbarkeit. Allgemeine strukturelle Schwächen verhindern eine qualitativ hochwertige Prüfung. So fehlen oft Validierungsmerkmale wie z.B.: Sperrigkeits- und Bündelungsregeln oder Umrechnungsfaktoren. Unser Ziel ist es, daran mitzuwirken eine strukturelle und hochwertige Tarifkultur zu erreichen. Dadurch werden zukünftige Klärungen, Zahlungsverzögerungen und damit verbundenen Rückstellungen minimiert. ControlPay kann in diesem Bereich auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen, und wir haben schon vielen Kunden an dieser Stelle weitergeholfen.

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