Hochqualifizierte Freight Audit-Dienstleister

Freight Audit

Freight Audit-Vorteile

Unsere Auditing-Lösungen sind auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten. Wir können mehrere maßgeschneiderte Prozesse einrichten, die dann von Ihrer IT-Umgebung, den Carriern, mit denen Sie arbeiten, der Datenverfügbarkeit und vielen anderen Besonderheiten abhängen.

Transparenz

Transparenz

Im umfangreichen und komplexen Tagesgeschäft, ist es eine Herausforderung den Überblick darüber zu behalten, welche Vorgänge in der Logistik vorhanden sind. Die Frachtrechnungsprüfung bietet Ihnen die Möglichkeit auszuwerten, welche Unregelmäßigkeiten bei welchen Vorgängen auftreten, wie viele Einzelbeauftragungen während eines bestimmten Zeitraums verwendet wurden, ob Sonderfahrten und Spezialtransporte vorkommen, wie viele verschiedene Spediteure pro Standort beteiligt sind, wie oft die regulären Tarife nicht angewendet wurden, ob die Zustellung pünktlich erfolgte und vieles mehr.

Datenverfügbarkeit

Datenverfügbarkeit

Die Datenverfügbarkeit aus dem Tagesgeschäft ermöglicht Ihnen die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, des Beschaffungswesens, der Wertschöpfungskette und die Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Buchführung. Die Prozesse optimieren Ihre Auschreibungs- und Beauftragunsmodalitäten und die Ihrer Zulieferer. Ein besseres Verständnis der Frachttarife ist wegweisend für einkaufsspezifische Ansätze.

Vereinfachung und Harmonisierung der Tarifstrukturen

Vereinfachung und Harmonisierung der Tarifstrukturen

Sehr oft beinhalten Frachttarifvereinbarungen zu viele, teilweise auch überflüssige und sinnlose Zusatzkosten. Auch die Unterschiede der Strukturen zwischen den Tarifen verschiedener Spediteure führt zu einem Verlust der Vergleichbarkeit. Allgemeine strukturelle Schwächen verhindern eine qualitativ hochwertige Prüfung. So fehlen oft Validierungsmerkmale wie z.B.: Sperrigkeits- und Bündelungsregeln oder Umrechnungsfaktoren. Unser Ziel ist es, daran mitzuwirken eine strukturelle und hochwertige Tarifkultur zu erreichen. Dadurch werden zukünftige Klärungen, Zahlungsverzögerungen und damit verbundenen Rückstellungen minimiert. ControlPay kann in diesem Bereich auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen, und wir haben schon vielen Kunden an dieser Stelle weitergeholfen.

Wie wir liefern

Technologie

15% der jährlichen Umsätze investieren wir in Forschung, Entwicklung und Innovation, um die führende Position von ControlPay im Fracht-Audit zu sichern. Dadurch können kontinuierlich und nachhaltig neue Funktionalitäten auf der Grundlage einer internen Roadmap und des Kundenfeedbacks entwickelt werden. Ein ständig wachsender Automatisierungsgrad reduziert den manuellen Aufwand und steigert die Produktivität, die es ControlPay ermöglicht, seinen Kundenstamm zu erweitern. Die Fracht-Audit-Plattform und die dazugehörigen Tools sind alle in Java programmiert und erlauben es uns, in der laufenden Entwicklung flexibel zu sein. Die Plattform ist vollständig web-basiert.

Auto-Invoicing

Bei ControlPay arbeiten wir mit den Pre-Invoice-Daten und gleichen diese mit den Auftragsdaten ab. Sofern perfekte Auftragsdaten vorhanden sind, sind keine Spediteurs-Daten erforderlich. Nachdem die Daten verarbeitet sind, wird dem Spediteur mitgeteilt, was abgerechnet werden kann. Dies geschieht automatisch über wöchentlich generierte Rechnungsanweisungen. Auf der Grundlage dieser Instruktion meldet sich der Spediteur über einen E-Mail-Link bei der Frachtprüfplattform an und kann diese Anweisung einfach in eine reale Rechnung umwandeln, indem er nur seine Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum einträgt.

Schnittstellen

ControlPay steht über vielen Schnittstellen in Verbindung mit den Spediteuren und Kunden, um Daten zu empfangen, oder zu senden. Dadurch haben wir eine breite Erfahrung mit verschiedenen Arten von EDI Anwendungen. Darüber hinaus ist ControlPay flexibel genug, um die bevorzugten Übertragungsmethoden vom Kunden oder Spediteur zu integrieren.

 

Automatische Kostenzuordnung

Ein oft übersehener Vorteil des Fracht-Audits ist die Tatsache, dass wir viel Zeit bei der Buchhaltung einsparen können. Die Kostenzuordnungen sind oft unüberschaubare Vorgänge, welche meistens manuell durchgeführt werden. ControlPay rationalisiert diesen Prozess durch die Programmierung aller Geschäftsregeln rund um Kostenstellen und Kostenkonten, sodass die verarbeiteten Kosten automatisch den richtigen Kontierungen zugeordnet werden. Dies ist bereits in der Phase der Rückstellungen verfügbar.

Außerplanmäßige Vorgänge

Probleme und Ausnahmen lassen sich leicht über den in der Freight-Audit-Plattform integrierten Workflow verwalten. Dies bedeutet, dass alle Vorgänge innerhalb des entsprechenden Tools gehandhabt werden, während sie mit bestimmten Transportdaten, Vereinbarungen und Rechnungen verknüpft sind. Dadurch können Spediteure und Kunden einfach auf alle Informationen zugreifen, welche im Zusammenhang mit dem jeweiligen Vorgang stehen. Dank der vollständigen Integration stehen KPI’s Transparenz darüber zur Verfügung, wer welche Vorgänge genehmigt, was wiederum in der Geschäftsanalyse wiedergegeben werden kann.

Weborder

Das Produkt Weborder ist eine internetbasierte Beauftragungsfunktion. Auf der Grundlage einfacher Vorlagen können Transporte einfach gebucht und in Echtzeit dem Spediteur zugeschickt werden. Auch hierbei ist es möglich Kontierungen zu integrieren. Die Informationen können sofort auf der Audit-Plattform verwendet werden und die Inhalte der Weborder werden automatisch in die wöchentlichen Rechnungsnweisung übernommen.

Frachtrechnungsprüfung

Rechnungskontrolle

Sofern gute elektronische Auftragsdaten vom Kunden zur Verfügung stehen, ist es nicht erforderlich Daten vom Spediteur zu empfangen Wir erstellen die Rechnungsanweisungen aus den Auftragsdaten, welche automatisch auf der Plattform verarbeitet werden. Falls der Spediteur Zusatzkosten, welche nicht vorher berechnet werden können, abrechnen möchte, kann er diese direkt auf der Plattform einstellen und, sofern freigegeben, werden diese Kosten in der Rechnungsanweisung berücksichtigt. Die Rechnungskontrolle ist damit unser effektivster Frachtprüfungsprozess. Dies ist eine Form des Gutschriftverfahrens und basiert auf den elektronischen Auftragsdaten welche wir aus Ihren ERP- oder TMS-Systemen erhalten. Die Sendungsdaten werden mit den implementierten Frachttarifen und Geschäftsvorfällen, die wir in unserem System gespeichert haben, verglichen und das Ergebnis wird als Rechnungsanweisung wöchentlich an die Spediteure gesendet. Die Spediteure haben dann die Möglichkeit, eine Rechnung in unserem System als Auto-Invoice zu erstellen, oder eine Rechnung auf dem Standardweg zu versenden. Ergänzend hat der Spediteur die Möglichkeit unvorhergesehene Zusatzkosten über das Extra Cost Management Tool, einzugeben. Dadurch wird der Prozess sehr transparent, sowohl für den Kunden, als auch für den Spediteur. Alle Kosten werden in der Berechnung berücksichtigt: Standard-Transportkosten und Zusatzkosten z.B. Diesel- und Sicherheitszuschläge. Der Spediteur bekommt ein Rechnungsanweisung, welche auch den entsprechenden Umsatzsteuersatz berücksichtigt. Weiterhin ist auch die Zuordnung und Kontierung der Kostenarten automatisch integriert und die korrekte Rechnungsbezeichnung ist angegeben.

Gutschriftsverfahren

Ähnlich wie in der Rechnungskontrolle werden nur die Daten verarbeitet, die auf den Auftragsdaten des Kunden beruhen. Jedoch wird keine Rechnungsanweisung, sondern eine Gutschrift erstellt. Dieses Verfahren funktioniert nur bei einwandfreien Auftragsdaten. ControlPay ist bekannt für Anpassungsfähigkeit und wir sind uns bewusst, dass Unternehmen an unterschiedliche Levels hinsichtlich Automatisierung und Prozesssteuerung gebunden sind. Daher haben wir unterschiedliche Verfahren entwickelt, die jeder Situation gerecht werden. Wir sind in der Lage unterschiedliche Prozesse zur selben Zeit für unterschiedliche Standorte und Spediteure zu verarbeiten. Sind Ihre Auftragsdaten in einer guten Form und können Sie uns diese über eine Schnittstelle zur Verfügung stellen? Wir würden uns freuen, die Grundlage für den wirkungsvollsten Frachtprüfungssprozess, mit dem wöchentlich Gutschriften erstellt und automatisch an die Spediteure übermittelt werden. bereit zu stellen. Es ist kein Datenaustausch mit dem Spediteur erforderlich, es gibt keine Papierrechnungen mehr, einzig eine Gutschrift pro Woche und pro Spediteur basierend auf den Daten aus Ihren ERP-und TMS-Systemen. ControlPay übernimmt die Kostenkalkulation und die automatisierte Kostenzuordnung und übermittelt die Ergebnisse als Buchungsdatei in Ihre Systeme, wodurch der Arbeitsaufwand für allen Seiten minimiert wird.

Ein elektronisches Verfahren ist immer zu bevorzugen, da es kostengünstiger und höher automatisiert ist. Es kann aber immer verschiedene Situationen geben, in denen es erforderlich ist Papierrechnungen zu erstellen. Diese erreichen ControlPay per E-Mail oder als gescannte Datei, wir übernehmen dann die Daten innerhalb von 24 Stunden. Sobald die Daten in das System übertragen und nach dem 4-Augen-Prinzip validiert wurden, werden die Daten auf dieselbe Art und Weise verarbeitet, wie in den automatisierten Prozessen.

Das Vorberechnungs-Verfahren ist ein Prozess, in dem wir die Kunden-Auftragsdaten mit den Auftragsdaten des Spediteurs (pre-invoice file) abgleichen. Üblicherweise werden die Auftragsdaten über eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, diese Daten werden mit den elektronischen Rechnungsdaten des Spediteurs abgeglichen. Auf Basis der Prüfergebnisse und des Datenabgleichs werden, falls vorhanden, Abweichungen geklärt, oder die Daten werden weiterverarbeitet und der Prüfprozess abgeschlossen. Auch im Pre-Audit-Prozess werden Auftragsdaten vom Kunden aus den ERP-oder TMS-Systemen empfangen, es ist aber keine Voraussetzung. Von den Spediteuren benötigen wir eine Pre Invoice-Datei auf elektronischem Weg. Die Datenübermittlung ist auf unterschiedliche Arten möglich: Daten von einem System des Spediteurs herunterladen oder Übertragung über Schnittstelle in unterschiedlichen Formaten, z.B.: als Excel-Datei, XML oder EDIFACT. In Rücksprache mit dem Spediteur wird immer die beste Möglichkeit gesucht. Die Tairfberechnungen und der Abgleichprozess sind die Basis für die Rechnungsanweisungen, welche wir an die Spediteure versenden. Die Spediteure haben dann die Möglichkeit, eine Rechnung in unserem System als Auto-Invoice zu erstellen, oder eine Rechnung auf dem Standardweg zu versenden. Ergänzend hat der Spediteur die Möglichkeit unvorhergesehene Zusatzkosten über das Extra Cost Management Tool, einzugeben.

Nachprüfung ist ein Verfahren, bei dem Rechnungen geprüft werden, nachdem diese beglichen wurden. Dies ist ein vereinfachter Prozess, bei dem keine Punkte geklärt, sondern bei dem lediglich berichtet wird. Es werden keine Kostenzuordnungen durchgeführt, da diese bereits getätigt sind. Dieses Verfahren weist einige Nachteile auf, es ermöglicht keinen volleffizienten Prozessfluss, ist aber eine Möglichkeit für Einzelprojekte, um mögliche Einsparungen durch fehlerhafte Abrechnung zu finden.

ControlPay ist führend in der Entwicklung, wie Spediteure heutzutage ihre Abrechnung mit den Kunden erstellen. Mit unseren einzigartigen E-Fakturierungsverfahren werden Papierrechnungen, soweit rechtlich zulässig, überflüssig, der Fakturierungsprozess wird beschleunigt und manuelle Arbeiten werden in der Frachtprüfung, Kontierung und Buchung automatisiert durchgeführt.

Unsere Lösungen für Frachtprüfung

Geschäftsanalytik

Geschäftsanalytik

Bereinigte und nutzbare Daten, Übersichten und Statistiken aus dem Prüfverfahren.

Frachtausschreibung

Frachtausschreibung

Anwenderfreundliche cloud-basierte Plattform zur Frachtbeauftragung.

Spotmarkt

Spotmarkt

Eine Plattform für Anfragen und Gebote zu ad hoc Sendungen.

Tarif Organisation

Tarif Organisation

Managementlösungen zur sofortigen Klärung von Frachtraten für alle Transporte.

Über ControlPay

Organisation

Jahrelanges stetiges und stabiles Wachstum hat es ControlPay ermöglicht, die optimale Unternehmensstruktur zu schaffen, um seine Kunden zu betreuen. Innerhalb der Abteilungen für die Rechnungsprüfung gibt es unterschiedliche Teilgebiete, welche bestimmten Zielen zugeordnet sind: der Tarif- und Ratenaktualisierung, den Organisationsprozessen, der Datenvalidierung und der Speditions- und Kundenkommunikation.Die Prüfungs-Fachleute bei ControlPay haben alle einen Hochschulabschluss und wurden intern von der ControlPay-Schulungsabteilung in der Logistik- und Frachtprüfung ausgebildet.

Projektstruktur

Neukundenprojekte werden von mehreren Teams verwaltet, die von einem Projektmanager geleitet werden. Entwicklungsingenieure erarbeiten die unterschiedlichen Prozesse und Szenarien für den Kunden, während die Implementierungsabteilung die Analyse von Frachttarifen, das Hochladen von Daten und das Testen der Daten durchführt. Die IT-Abteilung programmiert die Logiken, Kostenanweisungen und Geschäftsregeln und erstellt erforderlichenfalls Schnittstellen. Modernste Reporting-und Projektmanagement-Software wird verwendet, um Zeitpläne und die verschiedenen Verantwortlichkeiten während der Implementierung zu verwalten.

Nützliche Ressourcen

FMCG Freight Audit Fallstudie

Die Geschäftsprozesse eines weltweit führenden, fast moving consumer goods (FMCG)-Unternehmens, welches ControlPay's voll ausgelagerte und webbasierte Fracht-Audit-Lösung verwendet, um Frachtkosten und Sichtbarkeit zu optimieren.

Freight Audit & Payment: International manufacturer Fallbeispiel

In den letzten zehn Jahren beschloss ein internationales produzierendes Unternehmen, eine externe Partei zu beauftragen um einen administrativen Teil (Fracht-Audit und Zahlung) der Fracht durchzuführen. Die Idee war, die sich wiederholenden Aufgaben auszulagern und eine fortschrittliche IT-Lösung zu verwenden, um das LSCM stärker auf strategische Geschäftsaufgaben zu konzentrieren.

Blog: Beachtung der zwanzig wichtigsten Dinge bei der Wahl Ihres Freight Audit- und Zahlungs-Unternehmens

Für eine weltweit vertretene Marke mit globalen Logistikkosten kommt nur ein globales Freight Audit-Unternehmen in Frage. Bei den Arbeitsmethoden der verschiedenen Freight Audit-Dienstleister gibt es riesige Unterschiede. Damit man internationale Dienstleistungen anbieten kann, muss man sich auskennen, da sich beispielsweise der amerikanische Freight Audit-Markt völlig von dem in Europa oder Asien unterscheidet

 

Blog: Frachtzahlung: 10 Fakten der Frachtrechnung die jeder sollte wissen

Trotz der Tatsache, dass Fracht Prüfung & Payment kaum als erster Punkt im Interesses der Supply-Chain-Agenda erscheint, konzentrieren sich immer mehr Unternehmen zunehmend auf die Frachtzahlung mit Hinblick auf die Transportdaten und die Reduzierung der Frachtausgaben. In diesem Blog sehen wir eine Infografik, um einen genaueren Blick auf 10 wichtige Fakten zu Frachtrechnungen zu haben.